Manipular Columnas

• INTRODUCCIÓN

• ORDENAR CONTENIDO

• AGRUPAR COLUMNAS

  • Cambiar orientación de columnas

  • Ocultar columnas

  • Ancho de columnas

INTRODUCCIÓN

Para mejorar las consultas y obtener diferentes puntos de vista de los datos, además de utilizar los filtros, a veces es necesario manipular las columnas de las listas.

ORDENAR CONTENIDO

En una consulta se pueden ordenar las columnas por orden descendente o ascendente. Así se puede obtener un ranking en columnas de datos numéricos u ordenar alfabéticamente una lista de artículos.

Para ordenar las columnas, por ejemplo:

1. Pulsar en el título de la columna para ordenar de manera ascendente toda la lista, según el orden alfabético o numérico de esa columna.

2. Volver a pulsar para ordenar de manera descendente la lista.

3. Desactivar esta característica haciendo Clic derecho sobre la lista.

4. En el menú pulsar la opción Configuración.

5. En el menú secundario desmarcar la opción Ordenación.

AGRUPAR COLUMNAS

Para organizar una consulta, según los principales datos de interés, es posible agrupar las columnas. Los datos se pueden agrupar por más de una columna a la vez.

Para organizar, por ejemplo, los datos de un análisis de venta por familias y subfamilias:

1. Pulsar sobre el título de la columna "Familia" y, manteniendo el clic pulsado, arrastrarla hasta el margen blanco de arriba de la tabla y soltarla.
2. Repetir el mismo proceso para la columna "Subfamilia" y se agruparán los datos organizados por estos dos conceptos.
3. Así se pueden consultar las ventas de todos los artículos de una subfamilia determinada y todas las subfamilias de una familia.

4. Para volver a la consulta inicial, tan solo habrá que volver a arrastrar las columnas y soltarlas sobre la lista para que ellas mismas vuelvan a la posición inicial.

Cambiar orientación de columnas

Cambiar la orientación de algunas columnas permitirá comparar datos más fácilmente, poniendo a su disposición las columnas lateralmente.

La vista horizontal de datos le será de gran ayuda para aprovechar la pantalla y disponer de más información, disminuyendo el uso del desplazamiento vertical.

Para cambiar la orientación de los datos:

1. Pulsar el Clic derecho sobre la columna que se desee reorientar.

2. Al final del menú seleccionar la opción Pivotar.

3. En el menú secundario seleccionar la columna que se desee reorientar.
4. Habiendo elegido la columna "Subfamilia", la consulta mostrará los datos distribuidos horizontalmente, organizados por las subfamilias correspondientes:
5. Para volver los datos a la organización anterior volver a hacer Clic derecho sobre la lista y en el menú pulsar la opción Despivotar.

Ocultar columnas

Cuando la consulta, aún después de utilizar los filtros, muestra datos por defecto que no son de interés, se pueden ocultar una o varias columnas:

1. Hacer Clic derecho sobre la columna de la consulta que se desee ocultar.

2. En el menú pulsar la opción Ocultar.

3. Si la vista conseguida con las columnas ocultas no se guarda, cuando se cierre la pantalla y se vuelva abrir, las columnas se mantendrán como antes para posteriores consultas.

Ancho de columnas

Es muy posible que una consulta devuelva un gran número de columnas y sea necesario desplazarse lateralmente para acceder a toda la información. También es posible que en una columna no quepa todo el contenido de una celda, quedando cortada la información que contiene.

Para solucionar estos aspectos, se puede variar la anchura de las columnas para visualizar mejor el contenido de la consulta. En una consulta cualquiera para modificar el ancho de una columna:

1. Posicionar el ratón en el borde del título de la columna hasta que el cursor se convierta en una flecha de doble sentido.
2. Deslizar el borde de la cabecera de la columna arrastrándolos con el ratón modificando así la anchura de toda la columna.

3. Si en lugar de deslizar el ratón se hace Doble clic sobre la doble flecha, se ajustará el ancho de la columna automáticamente para que quepan todos los elementos que contiene.

4. Hacer Clic derecho sobre la lista y en el menú utilizar la opción Ajustar a pantalla, para ajustar automáticamente el ancho de todas las columnas al tamaño de la pantalla. Así, todas las columnas de la consulta adaptarán el ancho necesario para que quepan en la pantalla, independientemente de si cabe la información que contienen o no.